Πέμπτη, 24 Ιανουαρίου 2008

Τι γίνεται με τα απολεσθέντα τεκμήρια;

Ένα πρόβλημαdestroyedbooks που αντιμετωπίζουμε συχνά στις βιβλιοθήκες είναι η απώλεια ή καταστροφή ή... κλπ. που ουσιαστικά καθιστά μία βιβλιογραφική εγγραφή εκτός συλλογής.
Συνήθεις πρακτικές (όχι απαραίτητα ορθές) που ακολουθούνται από τους καταλογογράφους:
  • δεν αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο, δεν ενημερώνουν το βιβλίο εισαγωγής, δεν ενημερώνουν τα υποσυστήματα του ΑΒΕΚΤ "Κατάσταση Αντιτύπων" και "Κατάλογος"
  • αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο με άλλο ή ίδιο τεκμήριο, δίνοντας τον ΙΔΙΟ αριθμό εισαγωγής
  • αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο με άλλο ή ίδιο τεκμήριο, δίνοντας ΝΕΟ αριθμό εισαγωγής
Στην πρώτη περίπτωση είναι πασιφανές ότι δε μπορούμε να έχουμε ούτε στατιστικά στοιχεία ούτε δυνατότητα ορθής διαχείρισης της βάσης μας, αλλά επίσης, έχουμε και παρουσίαση λανθασμένων πληροφοριών όταν ένα αντίτυπο φαίνεται διαθέσιμο στη βάση μας, αλλά δεν υπάρχει στη βιβλιοθήκη μας.

Στη δεύτερη περίπτωση όταν δίνουμε τον αριθμό εισαγωγής απολεσθέντος αντιτύπου σε άλλο αντίτυπο προς αναπλήρωσή του:

  • δε θα μπορούμε να έχουμε ποτέ σαφή γνώση των αντιτύπων (διαθεσίμων ή μη) που είχε εξαρχής η συλλογή τής βιβλιοθήκης μας, ενώ σε ενδεχόμενη απογραφή θα είναι αμφισβητούμενο το αποτέλεσμα
  • όταν ο τίτλος του τεκμηρίου είναι διαφορετικός, δημιουργούνται ΤΕΡΑΣΤΙΕΣ και πολλές φορές ολέθριες συνέπειες στις ανταλλαγές δεδομένων, κυρίως με συστήματα (όπως το ΑΒΕΚΤ) που χρησιμοποιούν ως στοιχεία ταύτισης τους αριθμούς εισαγωγής. Φανταστείτε βιβλιογραφική εγγραφή που έχει ήδη εισαχθεί στο Συλλογικό Κατάλογο με το συγκεκριμένο αριθμό εισαγωγής, τί θα εμφανίζει όταν γίνει η αυτόματη αντιστοίχιση των εγγραφών του ΣΚΔΒ με το status των εγγραφών του καταλόγου της βιβλιοθήκης-πηγής με αντιστοίχιση-απόδοση σε άλλο τεκμήριο αντί του αρχικού!

Στην τρίτη περίπτωση (την οποία και προτείνουμε)

  • κάθε αντίτυπο (απολεσθέν ή μη) θα έχει μοναδικό αριθμό εισαγωγής, έτσι
  • δε δημιουργούνται προβλήματα στις ανταλλαγές, ενώ
  • στην περίπτωση απώλειας, γίνεται ενημέρωση μη διαθεσιμότητας στο υποσύστημα "Κατάσταση Αντιτύπων" (inventory.exe)

ex_inventoy

  • υπάρχει η δυνατότητα ανά πάσα στιγμή γνώσης περί διαθεσίμων ή μη αντιτύπων της συλλογής μας (μας βοηθάει στην αντικατάστασή τους με παραγγελία νέων ίδιων τίτλων, για ενημέρωση κλπ.) μέσα από το υποσύστημα "Κατάσταση Αντιτύπων" π.χ.

ex_inventoy3

ex_inventoy2
  • Στο υποσύστημα "Κατάλογος" θα είναι σαφές ότι το απολεσθέν αντίτυπο δεν είναι στη συλλογή (αφού "γκριζάρει" τα 911a &b), αλλά θα μπορούσε να είναι χρεωμένο ή κρατημένο και όχι Μη διαθέσιμο ως απολεσθέν. Οπότε για σαφή διάκριση των μη διαθεσίμων συνιστούμε να προστίθεται στο 911$l-Γενικές Σημειώσεις σχετική πληροφορία π.χ. "Εκτός Συλλογής" ή "Απολέσθη" ή Κατεστράφη" ή.... π.χ.
ex_abektexe911
  • Αντίστοιχα θα φαίνεται στο υποσύστημα "Αναζήτηση-Ανάκτηση" (ektopac.exe),

ex_ektopac

αλλά και στις Online αναζητήσεις (ο απλός χρήστης μιας βιβλιοθήκης δε μπορεί να γνωρίζει τί ακριβώς σημαίνει μη διαθέσιμο και κάλλιστα θα μπορούσε να το ζητήσει ή παραγγείλει)

ex_web

Με την παραπάνω πρακτική θα αποφεύγεται άσκοπη αναζήτηση του βιβλίου στα ράφια ή πιθανού λάθους στην πράξη δανεισμού.

Χρειάζεται εξίσου ΠΡΟΣΟΧΗ και στο ΤΜΗΜΑ Ή ΣΥΛΛΟΓΗ (911$b), γιατί και αυτό είναι στοιχείο ταύτισης εγγραφών στο ΑΒΕΚΤ! Ιδιαίτερα, πρέπει να δοθεί προσοχή στις συλλογές που έχουν οπτικά ίδια σύμβολα στην ελληνική και λατινική !

Σε πολλές εγγραφές της ίδιας βιβλιοθήκης που έχουν σταλεί στο ΣΚΔΒ απαντάται αυτό το πρόβλημα, π.χ. ΑΝ (στα ελληνικά και τα δύο), ΑN (το ένα ελληνικό, το άλλο αγγλικό), AN (και τα δύο λατινικά).

Πρώτα απ' όλα θα υπάρχει πρόβλημα με το δανεισμό, ενώ σε περίπτωση που υπάρχει μεταγενέστερη διόρθωση θα υπάρχει πρόβλημα και με το δανεισμό (αν έχουν εκτυπωθεί ήδη barcodes), αλλά και με τις ανταλλαγές δεδομένων.

Πρτοτείνουμε, λοιπόν:

  • Να δίνετε σε κάθε νέο τεκμήριο (αγορά, αντικατάσταση κλπ.) ΝΕΟ αριθμό εισαγωγής. ΚΑΘΕ ΑΡΙΘΜΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΝΑ ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΕΙ ΣΕ ΕΝΑ ΚΑΙ ΜΟΝΑΔΙΚΟ ΤΕΚΜΗΡΙΟ.
  • Να ενημερώνετε και στο Βιβλίο Εισαγωγής, αλλά και στην ηλεκτρονική εγγραφή την απώλεια
  • Μην αλλάζετε τον ΑΡΙΘΜΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ (911a) και το ΤΜΗΜΑ Ή ΣΥΛΛΟΓΗ (911b), σε εκείνες τις εγγραφές που έχετε στείλει για εισαγωγή τους στο ΣΚΔΒ. Αν πρέπει να γίνει οπωσδήποτε, θα πρέπει να μας ενημερώσετε
  • Αποφύγετε να γράφετε, σε μια ήδη υπάρχουσα εγγραφή ενός τεκμηρίου στο σύστημα, στοιχεία άλλου τεκμηρίου. Το 001(=Ταυτότητα Εγγραφής) είναι και αυτό στοιχείο ταύτισης εγγραφών για πολλά συστήματα αυτοματοποίησης. 

* Οποιεσδήποτε σχετικές απόψεις και εμπειρίες καλό θα ήταν να συζητηθούν στην Ομάδα Greek Public Libraries. Ότι νεότερο προκύψει από τη συζήτηση και αποτελεί μέρος λύσης προβλημάτων θα μεταφερθεί και εδώ.

Δεν υπάρχουν σχόλια: